«Offentlighet for dummies»: Slik lukkes et politisk møte - på lovlig vis

Gunnar Bodahl-Johansen har arbeidet med offentlighetsspørsmål i 35 år. I denne artikkelen forklarer han hvordan kommunale politiske organer skal forholde seg til loven.

Gunnar Bodahl-Johansen.Foto: IJ 

Nyheter

«Demokratiet forutsetter åpenhet. Derfor har vi alle rett til å overvære møter i folkevalgte organer og til å få innsyn i kommunens saksdokumenter. Hvis det folkevalgte organet lukker døra i forbindelse med behandlingen av en bestemt sak, må det vises til en eksakt lovhjemmel. Enten er det loven som krever lukkede dører, eller så kan det folkevalgte organet selv vedta lukking. Men det er aldri ordføreren som bestemmer om saker skal behandles bak lukkede dører. Dessuten er det viktig å huske at det er Kommuneloven som regulerer møteoffentlighet, mens Offentleglova regulerer innsyn i saksdokumenter.

LES OGSÅ:

Et folkevalgt organ er en samling av politikere som møtes for å snakke om kommunale saker, uansett om de møtes i et fast oppnevnt utvalg, for eksempel formannskapet, eller samlingen er en engangsforeteelse. Politikerne kan ikke komme utenom møteprinsippet ved å hevde at det ikke skal treffes vedtak, eller at det bare skal gis en orientering. Alt politikerne snakker om er ledd i den kommunale saksbehandlingen. Unntaket er seminarer der organet ikke behandler kommunale saker, og sosiale sammenkomster.

Etter kommuneloven § 31 nr. 1, er åpne dører møteprinsippet for folkevalgte organer. Lukkes døren under behandlingen av bestemte saker, er det et unntak fra hovedregelen som må ha en eksakt hjemmel i loven.

Etter § 31 nr. 2, skal det folkevalgte organet selv vedta å lukke døren ved behandlingen av saker som inneholder opplysninger underlagt lovbestemt taushetspliktig, som helseopplysninger og private bedrifters forretningshemmeligheter. Det er strenge regler for hva som kan betegnes som taushetspliktige opplysninger. Dessuten er det er bare den delen av saken der taushetspliktige opplysninger forekommer, som skal behandles bak lukkede dører.

Etter § 31 nr. 3, skal det folkevalgte organet vedta å lukke døra når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold, som er forhold som direkte angår arbeidsforholdet mellom den ansatte som arbeidstaker, og kommunen som arbeidsgiver, det vil si spørsmål om ansettelse, oppsigelse, avskjedigelse, permisjon, lønn osv. Døra kan derimot ikke lukkes etter denne paragrafen hvis det rettes kritikk mot ansattes saksbehandling. Også ifølge Offentleglova skal det mye til for å hemmeligholde kritikk mot saksbehandleres utøvelse av tjenesten.

Etter § 31 nr. 4 kan et folkevalgt organ med alminnelig flertall vedta å lukke døra når hensynet til privatpersoner krever det. Det er ikke taushetsbelagte opplysninger, men opplysninger om en persons personlige egenskaper, for eksempel opplysninger om en persons vandel i forbindelse med en skjenkebevillingssak.

Etter § 31 nr. 5, kan et folkevalgt organ med alminnelig flertall vedta å lukke døra av hensyn til tungtveiende offentlige interesser, for eksempel fordi det er nødvendig å beskytte en forhandlingsposisjon. Det er samtidig et krav at opplysningene som kan føre til at døra lukkes, også må kunne unntas etter bestemmelser i Offentleglova. Lukking etter nr. 5 må altså hjemles både i Kommuneloven og Offentleglova, og kravet er meget strengt.

Felles for nr. 2 og 3 er at det folkevalgte organet skal – eller må - treffe vedtak om å lukke døra. Felles for nr. 4 og 5 er at det folkevalgte organet selv kan lukke døra. Nr. 2 og 3 er altså SKAL-paragrafer, mens nr. 4 og 5 er KAN-paragrafer. Felles for alle punktene er at det er det folkevalgte organet alene som må treffe vedtaket, og vedtak treffes alltid i møter.

Taushetsplikten gjelder kun for opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt, ikke for opplysninger som kommer frem i forbindelse med saker det folkevalgte organet selv har bestemt at skal behandles bak lukkede dører. Med andre ord – og det er viktig i et demokrati – kan ikke et politisk flertall pålegge et mindretall taushetsplikt gjennom et flertallsvedtak.

Innkalling til møter i folkevalgte organer skal skje med høvelig varsel, og møtene skal annonseres for offentligheten. Dessuten må møtelokalet være tilgjengelig for allmennheten uten for store anstrengelser.

Møteboka skal alltid inneholde opplysninger om hvilke forslag som fremsettes, og opplysninger om hvem som stemte for de ulike forslagene.

Alle saksdokumenter – innstillinger, vedlegg til innstillinger, innkalling og dagsorden er underlagt bestemmelsene i Offentleglova. Hovedregelen i Offentleglova er at vi har rett til innsyn i alle saksdokumenter. Hvis dokumenter eller opplysninger skal kunne unntas, må kommunen oppgi en eksakt lovhjemmel. Innstillinger med vedlegg som sendes fra administrasjonen til et folkevalgt organ kan aldri unntas med den begrunnelse at de er interne dokumenter. Skal dokumenter fra administrasjonen til et folkevalgt organ, må det hjemles på annen måte.»

Gunnar Bodahl-Johansen har arbeidet med offentlighetsspørsmål i 35 år, blant annet som sekretær og leder for Norsk Presseforbunds Offentlighetsutvalg. Han har også vært sekretær for Pressens Faglige Utvalg.